Fredericia Spildevand og Energi A/S er omfattet af whistleblowerloven og stiller derfor en whistleblowerordning til rådighed for vores medarbejdere.
En whistleblowerordning er en selvstændig kanal, hvor medarbejdere kan indberette mistanke eller konkret viden om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold hos FRSE.
Whistleblowerordningen skal ses som et supplement til din mulighed som medarbejder for at gå til en i ledelsen.
Whistleblowerordningen skal bruges til at indberette oplysninger og forhold om lovovertrædelser og alvorlige forseelser begået af medarbejdere eller andre personer med tilknytning til FRSE. Andre personer kan f.eks. være bestyrelsesmedlemmer, aktionærer, konsulenter, leverandører, kontrahenter, revisorer mv.
Det kan fx. være:
- Offentligt udbud/udbud
- Hvidvask af penge og terrorfinansiering
- Beskyttelse af privatlivets fred og netværks- og informationssystemers sikkerhed
- Forbrugerbeskyttelse
- Økonomisk kriminalitet som f.eks. underslæb, tyveri, bestikkelse, bedrageri og dokumentfalsk
- Hacking, aflytning, optagelse af samtale mellem andre m.v.
- Overtrædelser af lov om bogføring, skattelovgivning m.v.
- Overtrædelser af tavshedspligt
- Tilsidesættelse af lovbestemt handlepligt
- Fysisk og psykisk vold og seksuelle krænkelser eller grov chikane f.eks. på grund af race, køn, sprog, formueforhold, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold
Whistleblowerordningen er gældende for nuværende og tidligere medarbejdere i FRSE. Dette gælder også personer med en tidsbegrænset ansættelse eller vikarer.
Whistleblowerordningen skal bruges til at indberette oplysninger og forhold om lovovertrædelser og alvorlige forseelser begået af medarbejdere eller andre personer med tilknytning til FRSE.
Andre personer kan f.eks. være bestyrelsesmedlemmer, aktionærer, tilsynsrådsmedlemmer, konsulenter, leverandører, kontrahenter, revisorer mv.
Nuværende og tidligere medarbejdere kan foretage en whistleblowerindberetning via dette link:
Som whistleblower har man ret til at være anonym gennem hele processen. Den valgte IT-løsning giver mulighed for at kommunikere anonymt med modtageren af indberetningerne.
En indberetning kan dog have en sådan karakter, at det kan være vanskeligt at undersøge et forhold til bunds, uden at whistlebloweren vælger at stå frem og dermed afstå sin ret til at være anonym. Det er whistleblowerens egen beslutning, om dette skal ske. Hvis anonymiteten afstås, har whistleblowerloven til hensigt at beskytte whistlebloweren blandt andet mod enhver form for repressalier eller trusler om eller forsøg på repressalier, der sker som følge af, at den pågældende whistleblower har foretaget en indberetning. Repressalier skal forstås som enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge, der sker som en reaktion på en indberetning. Det kan f.eks. være suspension, afskedigelse, degradering eller undladt forfremmelse, overførsel af opgaver, forflytning, lønnedgang, disciplinære foranstaltninger, tvang, intimidering, chikane, diskrimination mv.
Whistleblowerordningen er udformet og håndteres på en sådan måde, at der sikres fortrolighed om identiteten på whistlebloweren og de berørte personer, som måtte være nævnt i en indberetning.
Det IT-system, der anvendes til at håndtere whistleblowerordningen, er underlagt en række strenge sikkerhedskrav, der blandt andet sikrer anonymitet og fortrolighed. Det betyder, at den person, der foretager en indberetning via whistleblowerordningen, er og forbliver anonym, hvis det ønskes. Det betyder også, at systemet ikke logger IP-adresser, at metadata fjernes fra eventuelt uploadede filer, og al datatransmission og lagring af data sker krypteret.
Modtageren og de relevante kontaktpersoner ved FRSE underlagt tavshedspligt, og der er etableret adgangsbegrænsning til al information, der vedrører en indberetning.
Vi har indgået et samarbejde med firmaet Whistleblower Partners, som bistår os i sagsbehandlingen.
Whistleblower Partners har en screeningservice, som varetager den indledende screening og sender en given indberetning videre til den rette kontaktperson ved Fredericia Spildevand og Energi.
Vi har udpeget tre kontaktpersoner ved Fredericia Spildevand og Energi A/S, som står for vores andel af sagsbehandlingen. Dette forudsættes dog, at de ikke selv er del af en given indberetning.
Når en indberetning er modtaget, foretages en vurdering af, om indberetningen er omfattet af whistleblowerlovens område.
Falder indberetningen uden for whistleblowerlovens anvendelsesområde, vil indberetningen blive afvist, da indberetningen ikke vil kunne håndteres inden for whistleblowerlovens rammer.
Hvis en indberetning falder uden for whistleblowerloven, vil whistlebloweren modtage vejledning om, hvor whistlebloweren i stedet kan henvende sig internt i Fredericia Spildevand og Energi A/S med det pågældende forhold.
Whistleblower Partners varetager kommunikationen med whistlebloweren via whistleblowersystemet.
Ifølge whistleblowerloven skal en whistleblower modtage kvittering på en indberetning senest 7 dage efter at have sendt sin indberetning.
Derudover skal whistlebloweren hurtigst muligt og senest 3 måneder fra bekræftelse af modtagelsen modtage feedback, hvilket betyder, at whistlebloweren - så vidt det er muligt - skal informeres om, hvilke tiltag, der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor den konkrete opfølgning er valgt. I forbindelse med feedback vil der være oplysninger, som ikke må deles med whistlebloweren, f.eks. på grund af lovbestemt tavshedspligt, persondatalovgivning m.v.
Udover information om den valgte opfølgning, skal whistlebloweren så vidt muligt også have oplysninger om undersøgelsesforløb og udfald, hvis dette kan ske inden for gældende regler.
Hvis det på grund af sagens omstændigheder ikke er muligt at give endelig feedback inden udløbet af fristen på 3 måneder, skal whistlebloweren informeres herom sammen med oplysning om, hvornår yderligere feedback kan forventes.
En whistleblower kan som nævnt vælge at stå frem, og i så fald kan det være aktuelt med f.eks. fysiske møder med Whistleblower Partners og en eller flere relevante kontaktpersoner ved FRSE.
Modtagne indberetninger, herunder de dokumenter, der indgår som led i en indberetning, skal registreres (opbevares systematisk) for at sikre, at der er adgang til indberetningerne, og at de, hvis aktuelt, kan indgå som bevis i en eventuel senere retssag. Samtidig giver registreringen også sikkerhed for, at eventuelle indberetninger om det samme forhold, afdækkes og eventuelt kan føre til yderligere undersøgelse af et forhold. Denne registrering finder sted i whistleblowersystemet.
Indberetninger opbevares så længe, det er nødvendigt og proportionalt i forhold til at opfylde whistleblowerlovens krav. Principperne for opbevaring er nærmere beskrevet i FRSE’s privatlivspolitik vedrørende whistleblowerordningen.
Den eller de personer, som nævnes i en indberetning, har ret til at få beskyttet deres identitet i forbindelse med sagens behandling. Derudover skal de berørte personer have adgang til et effektivt forsvar, hvilket blandt andet sker ved, at en indberetning registreres i henhold til whistleblowerlovens krav, hvilket sikrer dokumentation for de forhold, der nævnes.
Berørte personer har også en række rettigheder i forbindelse med behandlingen af deres personoplysninger. Dog indebærer FRSE’s tavshedspligt, at der gælder indskrænkninger i forhold til, hvornår berørte personer skal modtage information om behandling af oplysninger, og i forhold til om de kan påberåbe sig en ret til indsigt, sletning m.v.
Hvis en indberetning fører til en sag, har vedkommende, der er foretaget en indberetning om, ret til partshøring, eller ret til mulighed for partsaktindsigt i de oplysninger, der indgår i en indberetning. Hvis whistlebloweren er anonym, er der dog ikke ret til indsigt i whistleblowerens identitet.
Indsamling, behandling og videregivelse af personoplysninger, som er indeholdt i indberetningerne, sker i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesretlige regler.
Vi har opdateret vores persondatapolitik vedr. behandling af data i forbindelse med whistleblowerindberetninger. Du kan læse mere i afsnittet om behandling af medarbejdere og tidligere medarbejderes oplysninger i vores persondatapolitik.
Vi har desuden udarbejdet en Artikel 30-fortegnelse vedrørende behandling af personoplysninger i Fredericia Spildevand og Energi A/S' whistleblowerordning.
Whistleblowerloven finder ikke anvendelse på oplysninger af bagatelagtig karakter, eller oplysninger om f.eks. overtrædelse af interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, privat brug af kontorartikler, eller overtrædelse af accessoriske bestemmelser som f.eks. manglende overholdelse af dokumentationspligt.
Hvis der er tale om systematiske overtrædelser, kan det dog godt føre til, at disse ellers mindre alvorlige forhold, kan være omfattet af whistleblowerloven.
Whistleblowerordningen kan ikke bruges til at foretage indberetning vedrørende dit eget ansættelsesforhold, herunder konflikter mellem medarbejdere, samarbejdsvanskeligheder eller forhold, der hører under det fagretlige system (dog er grov chikane og seksuel chikane omfattet, jf. ovenfor, ligesom samarbejdsvanskeligheder er omfattet, hvis de vurderes at være så alvorlige, at de udgør en reel risiko for menneskers liv og helbred). I stedet kan du gå til HR, din tillidsrepræsentant eller til din arbejdsmiljørepræsentant.
Det kan have betydelige konsekvenser at være nævnt i en indberetning, og derfor kræves det, at whistlebloweren er i god tro om indholdet af en indberetning. En bevidst falsk indberetning fra en whistleblower, f.eks. af chikanemæssige årsager, kan få strafferetlige konsekvenser for whistlebloweren.
